Inleiding:
Het Odensehuis Gemeente Dronten is een plek voor mensen met geheugen klachten of (beginnende) dementie, mantelzorgers, familieleden, vrienden en zorgprofessionals. Het is een indicatie loos inloophuis waar je tijdens openingstijden zo naar binnen mag lopen. Hier bieden wij een luisterend oor, informatie, een kopje koffie of een activiteit. De activiteiten worden samen met de bezoekers bedacht, waarbij zij zelf bepalen of zij wel/niet meedoen. Niets moet, heel veel kan, is het motto!

Samen met de bezoekers, vrijwilligers, buurtgenoten en professionals zijn we in het Odensehuis en runnen we dit met elkaar.
Vrijwilligerswerk doe je niet geheel vrijblijvend. Daarom heeft het Odensehuis Flevoland een vrijwilligersbeleid ontwikkeld. Het leidt ertoe dat de vrijwillige inzet op basis van heldere afspraken kan worden uitgevoerd. Deze afspraken worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst en van kracht is na ondertekening (door vrijwilliger en coördinator).

Bij geheugenklachten of (beginnende) dementie lijkt het erop het eerste gezicht misschien niets aan de hand te zijn. In het Odensehuis ondersteunen wij bezoekers met het omgaan met geheugenproblemen en confronteren hen niet.

Bij het samenstellen van het programma kijken we samen met de bezoekers (en/of mantelzorgers) naar hun kwaliteiten, waar hun interesses liggen en hoe deze kunnen aansluiten bij activiteiten. Er is voldoende gelegenheid om eigen ervaringen en gedachten te delen. Daarnaast is het geven van informatie en voorlichting, ook aan mantelzorgers, een belangrijk onderdeel in het Odensehuis. Hier wordt nauw samengewerkt met Casemanagers Dementie, zorgprofessionals, (thuis) zorgorganisaties en de Gemeente.

Doelstelling:
De doelstelling laat zich als volgt omschrijven:
1. Het Odensehuis in Gemeente Dronten biedt een ontmoetingsplek voor thuiswonende mensen met geheugen klachten en (beginnende) dementie, én hun naasten.
2. Mensen worden gerespecteerd en gewaardeerd om hun mogelijkheden en kwaliteiten. We zien mensen om wie ze zijn en niet om wat ze hebben. De sfeer en het activiteitenaanbod zijn zodanig dat men zich nuttig, gezien en begrepen voelen.
3. Niets mag, veel kan! In een informele, veilige omgeving mag iedereen zich thuis voelen en zijn zoals hij/zij is. Respect, erkenning, veiligheid, structuur en rust zijn hierbij de kernwaarden.
4. In het contact gaat het niet om ziektebeelden en/of de symptomen, maar om ontmoeting met de mens als geheel, in al zijn/haar facetten. Ieders kwaliteit worden aangesproken. Zo kan er bijvoorbeeld een gesprek ontstaan over hoe het leven met dementie eruitziet en welke (individuele) ontwikkelingen er mogelijk zijn.
5. Het Odensehuis wil een bijtgrage leveren aan verbetering van de maatschappelijke positie, het maatschappelijke taboe op dementie doorbreken en de eigenwaarde/waardigheid van mensen met dementie vergroten.
6. Het Odensehuis streeft na, dat mensen met dementie beter zichtbaar zijn in de buurt waar zij wonen en dat buurtgenoten, familie en vrienden dementie leren herkennen, begrijpen en accepteren in de omgang.

We ontwikkelen het Odensehuis voor Gemeente Dronten tot het breinpunt rondom dementie. Dat doen we in nauwe samenwerking met de gemeente en lokale, regionale en nationale instellingen.

Visie:
Vrijwilligers zijn belangrijk en van onschatbare waarde. Zonder vrijwilligers kan het Odensehuis haar inloophuis niet openhouden. De staat doet een beroep op burgers om actief te participeren en om waar mogelijk om andere mensen te helpen. De medewerkers van het Odensehuis zijn ondersteunend actief en beperkt uitvoerend. Zij begeleiden vrijwilligers. Vrijwilligers zijn er in verschillende soorten, variërend van wekelijkse vaste taken tot op projectbasis of eens incidenteel een bijdrage leveren. Daarbij zijn de wensen en mogelijkheden van de vrijwilliger leidend en worden zo samen afgestemd.

Inzet vrijwilligers:
Vrijwillige inzet is werk dat in een georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving. Ook al is vrijwillige in het Odensehuis onverplicht en onbetaald, toch worden er tussen de vrijwilliger en het Odensehuis diverse afspraken gemaakt die van beide kanten nagekomen worden. Als vrijwilliger bent u verantwoordelijk voor uw eigen taken. De beroepskracht blijft altijd eindverantwoordelijk.

Werving:
Er zijn verschillende manieren waarop vrijwilligers binnen komen bij het Odensehuis. Vrijwilligers melden zich vaak spontaan aan bij het Odensehuis omdat zij de behoefte voelen om iets te betekenen voor een ander of omdat zij bekend zijn met dementie in hun omgeving. Daarnaast melden toekomstige vrijwilligers zich bij het Odensehuis omdat zij vrijwilligerswerk willen gaan doen via de vacaturebank van het servicepunt vrijwilligerswerk. Ook op de website vermelden wij dat wij met regelmaat opzoek zijn naar vrijwilligers.

Kennismakingsgesprek:
In het kennismakingsgesprek worden wensen en mogelijkheden op elkaar afgestemd. Het Odensehuis werkt vanuit de gedragscode Sociaal werk.
Het Odensehuis biedt een vrijwilligers overeenkomst aan. In een contract worden vaste afspraken vastgelegd. Deze afspraken gaan over de proefperiode (2 maanden) en het inwerken, over taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger, over werktijden, over meldingen bij afwezigheid en over randvoorwaarden. Verder vragen wij om een Verklaring Omtrent Gedrag. We hanteren een registratiesysteem, hierin worden de werkzaamheden gevolgd en tijdig geëvalueerd.

Selectiecriteria:
Niet iedereen is voor elk soort vrijwillige inzet geschikt. Een zorgvuldige intake, waarin informatie en verwachtingen worden uitgewisseld voorkomt teleurstelling. Soms kan de procedure vlot doorlopen worden, soms is er meer bedenktijd nodig. Dit ter beoordeling van de coördinator. Het is in ieder geval nodig dat het traject helder is voor de aankomende vrijwilliger.

Voor het toepassen van selectiecriteria wordt opgemerkt dat er veel onzekerheid bestaat over de vraag of een organisatie vrijwilligers wel mag selecteren. Het is immers onbetaald werk en de drempel dient voor vrijwilligers laag te zijn. Hiermee onderscheidt het vrijwilligerswerk zich van betaald werk.

Eisen die gesteld worden hangen samen met de soort hulp die geboden wordt of de doelgroep waarmee gewerkt wordt. Vrijwilligers die ingezet willen worden, zullen getoetst worden op de kenmerken die nodig zijn om de gevraagde hulp te kunnen geven. Het gaat niet alleen om leuk en zinvol vrijwilligerswerk, maar ook om de kennis en vaardigheden die hiervoor nodig zijn. Verder kunnen ook aanvullende voorwaarden gelden, zoals het doorlopen van een basistraining voordat men ingezet gaat worden.

Begeleiding:
Een zorgvuldige inwerkprocedure is van belang. In het contract is een proefperiode vastgesteld waarin vrijwilliger en professional kijken of het klikt in het werk en de samenwerking. De vrijwilliger werkt onder begeleiding van de professionele beroepskracht. Deze professional is zijn/haar aanspreekpunt. De begeleiding kan groepsgewijs en individueel plaatsvinden. Het doel van de begeleiding is om ervoor te zorgen dat de vrijwilliger enthousiast en gemotiveerd blijft en de kwaliteit van het werk te behouden en te vergroten. De begeleiding bestaat uit:
• Taakgerichte ondersteuning, waarin het werk, de voortgang, de middelen, de samenwerking, en de organisatie centraal staan;
• Persoonsgerichte begeleiding waarin het eigen functioneren aan de orde komt.
• Belangrijk is dat de vrijwilliger weet dat hij/zij altijd terug kan vallen op de beroepskracht.
Deskundigheidsbevordering:
Het Odensehuis zorgt voor een cursusaanbod voor vrijwilligers om hun deskundigheid te vergroten. Er wordt hiervoor o.a. gebruik gemaakt van het bijscholingsaanbod van het servicepunt vrijwilligerswerk van Odensehuis. Soms leiden wettelijke veranderingen tot de noodzaak deskundigheid te vergroten.

Het is noodzakelijk een training te doorlopen alvorens je ingezet kan worden. Een aantal trainingen zijn (online of op locatie) zodoende verplicht om te volgen, zoals herkennen van (beginnende) dementie en de benaderingswijze. Hier kan alvast zelf een start mee gemaakt worden via: https://www.samendementievriendelijk.nl/trainingen

Het Odensehuis zorgt ervoor dat de deskundigheid aansluit bij de behoefte van de vrijwilligers, en op die manier indirect bij de behoeften van de bezoekers van het Odensehuis. Het aanbod wordt door de professionals van het Odensehuis aangeboden, door externe deskundigen en/of medewerkers van ketenpartners.

Communicatie:
Goede communicatie tussen vrijwilligers en professionals van het Odensehuis is van belang om de betrokkenheid wederzijds te vergroten en binding te creëren. Tijdens voorlichtingen, vergaderingen, persoonlijke gesprekken en vrijwilligers overleggen is er contact met elkaar, waarin wederzijds respect voorop staat. Het Odensehuis is er voor alle betrokkenen, dit vereist maatwerk. Daarom is het belangrijk om als beroepskracht op de hoogte te zijn van persoonlijke omstandigheden (indien de vrijwilliger dit wil delen) zo kan er bepaald worden of de vrijwilliger wel/niet ingezet kan worden in een kwetsbare situatie.

Om vrijwilligers van alle werkzaamheden en het laatste nieuws binnen de organisatie op de hoogte te houden ontvangt iedere vrijwilliger het jaarverslag.

Verzekering:
De Gemeente Dronten heeft een verzekering voor eenieder die zich in georganiseerd verband vrijwillig inzet voor de samenleving. Vrijwilligers hoeven zich hiervoor niet te melden, de verzekering gaat automatisch in op de startdatum welke bekend is in de vrijwilligers overeenkomst. Daarnaast is het Odensehuis bezig een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA) af te sluiten voor het geval een vrijwilliger schade berokkent aan derden tijdens het uitvoeren van vrijwilligerswerk. De vrijwilliger blijft zelf verantwoordelijk in gevallen van grove nalatigheid of schuld en bij diefstal, verduistering of verwisseling van zaken. Deze eventuele nalatigheid wordt vastgesteld op basis van onderzoek. Deze WA-verzekering dekt geen schade aan derden toegebracht tijdens komen en gaan van huis (woon-werkverkeer).

Een ongevallenverzekering dekt ongevallen die de vrijwilliger kan overkomen tijdens het uitoefenen van het vrijwilligerswerk, inclusief woon-werkverkeer volgens de kortste route.

We verwachten dat onze vrijwilligers onveilige situaties melden aan de professional, zodat de onveilige situatie kan worden verbeterd, hersteld of in het vervolg kan worden voorkomen.

Ziekte:
Bij ziekte of een andere gebeurtenis waardoor de vrijwilliger niet aanwezig kan zijn, neemt de vrijwilliger zo vroeg mogelijk contact op met de professional. Deze kan dan voor vervanging zorgen of de activiteit annuleren. Het doel hierbij is om te voorkomen dat klanten voor niets komen of activiteiten op het laatste moment moeten worden afgezegd. Bij langdurige ziekte neemt de professional regelmatig contact op om te informeren.

Onkostenvergoeding:
Een vrijwilliger kan onkosten maken voor een activiteit, denk aan kosten van telefoon of auto. Hiervoor hanteert het Odensehuis een onkostenvergoeding. De verantwoordelijke professional is altijd eindverantwoordelijk en dient vooraf toestemming te geven voor het maken van die onkosten.

Vrijwilligers kunnen niet op eigen initiatief onkosten maken en deze naderhand indienen. De vrijwilliger dient de onkosten zo snel mogelijk maar in ieder geval per kwartaal in, met een bon of factuur.

Waardering:
We waarderen onze vrijwilligers om hun inzet. De hoeveelheid werkzaamheden die de vrijwilliger verricht is onbetaalbaar. Het Odensehuis biedt haar vrijwilligers minimaal één keer per jaar een attentie aan als waardering.

Klachtenprocedure:
De klachtenprocedure van het Odensehuis is beschreven in een door het bestuur van het Odensehuis vastgestelde regeling. Bij het intakegesprek met een potentiële vrijwilliger wordt de klachtenprocedure meegegeven.
Als een vrijwilliger ontevreden is of er een conflict ontstaat is de coördinator het eerste aanspreekpunt. Indien dit niet tot het gewenste resultaat leidt, kan het onderwerp of de klacht voorgelegd worden aan het bestuur.
Verder bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de klachtencommissie. De klachtencommissie staat open voor deelnemers en vrijwilligers.

Het aantal conflicten en klachten wordt door het Odensehuis zorgvuldig bijgehouden. Eens per jaar worden de klachten en uitkomsten nogmaals bekeken om hieruit conclusies te trekken en waar nodig aanpassingen te doen in beleid en dienstverlening.

Beëindiging van de vrijwillige inzet:
Als een vrijwilliger stopt met zijn of haar vrijwillige inzet voor het Odensehuis vindt er een afrondingsgesprek plaats met de verantwoordelijke professional. Gezamenlijk wordt teruggekeken of de periode waarin de vrijwilliger actief was. Indien het zoeken naar betaalde arbeid aanleiding is, zal de professional een referentie meegeven. Een attentie behoort tot de mogelijkheden als dank voor de getoonde inzet.
Indien door de vrijwilliger dusdanig ernstig handelingen zijn verricht dat in redelijkheid niet van het Odensehuis kan worden verwacht de relatie voort te zetten, wordt de samenwerking direct beëindigd.